Qué es el packing list y para qué sirve
Un packing list es una lista del contenido de una expedición de transporte, un documento que recoge en detalle (a modo de inventario) la mercancía de la que consta un envío. El packing list acompaña a otros documentos propios del transporte de mercancías (como la factura comercial, a la que el packing list referencia), detallando el contenido del envío, y siendo responsable de su elaboración la entidad que organiza la expedición.
En operaciones de exportación e importación, el packing list adquiere una importancia mucho mayor: tiene implicaciones fiscales, por el papel que juega el Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales (dependiente de la Agencia Tributaria) en estos procesos.
El exportador debe presentar en Aduanas un original y una copia de la lista de empaque (otra forma de llamar al packing list) para realizar la exportación de mercancías: su contenido tiene efectos vinculantes y funciona como una declaración jurada del contenido de la expedición.
Esta declaración es importante porque las autoridades aduaneras de cada país establecen una serie de restricciones regulatorias a la entrada y salida de según qué productos: si el exportador cometiera algún error u omitir información relevante en la lista de empaque, las autoridades locales podrían retener su mercancía e, incluso, sancionar.
¿Es imprescindible preparar el packing list?
No es un documento imprescindible en todos los envíos: las expediciones nacionales no suelen requerir de una lista de empaque, aunque sea recomendable que se prepare.
En estos casos, puede funcionar como un "documento de cortesía" que emite el vendedor para facilitar el conteo de la mercancía, y para que el comprador lo utilice como justificante de reclamación ante posibles pérdidas o deterioros durante el tránsito.
Sin embargo, sí que es imprescindible preparar un packing list en envíos internacionales, dado que el comercio exterior está fuertemente regulado por las autoridades.
Lo que marca la diferencia de la necesidad o no de incluir un packing list es el paso por Aduanas de la mercancía, de cara a pasar las inspecciones aleatorias que se realizan de prácticamente todos los envíos que entran o salen de un país.
Además, sin el packing list, no se podrá emitir el documento de transporte: Air Waybill para los envíos aéreos, y Bill of Landing para el transporte marítimo.
Qué información debe contener un packing list
Hay una serie de datos que todos los packing list deben contener:
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Fecha de la expedición.
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Datos de contacto de quien expide la mercancía (shipper).
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Datos de contacto de quien recibe la mercancía (consignee).
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Direcciones de origen y de destino del envío.
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Número total de bultos.
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Tipo de embalaje.
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Descripción en detalle de cada uno de los bultos (descripción de la mercancía, número de unidades en cada bulto).
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Datos de cubicaje (peso neto, peso bruto, dimensiones y volumen) de cada bulto, y del total de los bultos.
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Número de la factura comercial a la que el packing list está vinculado.
También se recomienda que, aunque no sea obligatorio, la lista de empaque incluya otros campos de información, a saber:
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Valor comercial de cada uno de los bultos, aunque esta información suele incluirse en la factura comercial que acompaña al packing list en la expedición.
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Código arancelario de los productos de los que consta el envío (si existiese).
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Código EAN (código de barras) identificativo de cada producto.
Consejos para rellenarlo correctamente
Cuando un envío llega al puerto de origen o de destino, las autoridades pesan y miden los bultos de la expedición: si encuentran discrepancias entre la información real y la del packing list, el envío es susceptible de ser retenido hasta que se verifiquen estos datos, y esto se traduciría en retrasos y sobrecostes. Por ello, recomendamos no escatimar en la inclusión de información en las listas de empaque, pero paralelamente asegurarse de que todos los datos sean precisos y reales, y reflejar en esta lista todo lo que incluya la expedición.
Además, si el envío consta de varios contenedores completos, también recomendamos detallar qué contiene cada contenedor en el packing list: al identificar tanto contenedores como cajas y bultos, será más fácil pasar el despacho de aduanas sin problemas.
En las operaciones de comercio internacional, la correcta cumplimentación del packing list es primordial de cara a evitar retrasos y sanciones por parte de las autoridades aduaneras. Si tus productos van a ser exportados a otros países, por ejemplo, desde una plataforma de e-commerce, en Amphora Logistics, te asesoramos sobre todo lo que debes saber para garantizar que tus envíos lleguen a tiempo y no incurras en sobrecostes por culpa de una mala gestión de la exportación.
